Yêu cầu cụ thể để đạt chuẩn GRS: Doanh nghiệp cần đáp ứng những gì?

Khi nhu cầu minh bạch chuỗi cung ứng và sử dụng vật liệu tái chế ngày càng tăng, nhiều doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến câu hỏi: những yêu cầu cụ thể để đạt chuẩn GRS là yêu cầu nào? Đây là một vấn đề rất quan trọng, bởi trên thực tế, không ít doanh nghiệp biết mình cần làm GRS nhưng lại chưa nắm rõ tiêu chuẩn này yêu cầu gì ở cấp độ nguyên liệu, hồ sơ, truy xuất, vận hành nội bộ và điều kiện đánh giá.

Theo Textile Exchange, GRS là tiêu chuẩn tự nguyện quốc tế dùng để chứng nhận bên thứ ba đối với đầu vào tái chế, chuỗi hành trình sản phẩm, thực hành xã hội và môi trường, cùng các yêu cầu về hóa chất. Textile Exchange cũng nêu rõ GRS có ngưỡng tối thiểu 50% hàm lượng tái chế trong sản phẩm, cao hơn RCS.

Vì vậy, để đạt chuẩn GRS, doanh nghiệp không chỉ cần có nguyên liệu tái chế, mà còn phải chứng minh được khả năng kiểm soát toàn bộ quá trình từ đầu vào đến đầu ra, cùng với hệ thống hồ sơ và quản lý phù hợp. Với những doanh nghiệp cần triển khai bài bản, Công ty Cổ phần Tư vấn Chứng nhận Quốc tế G-GLOBAL có thể hỗ trợ rà soát mức độ sẵn sàng, chuẩn hóa hồ sơ và xây dựng lộ trình đạt chứng nhận theo thực tế vận hành.

GRS yêu cầu doanh nghiệp đáp ứng những nhóm điều kiện nào?

Về bản chất, GRS không chỉ kiểm tra một điểm riêng lẻ mà đánh giá doanh nghiệp theo nhiều nhóm yêu cầu liên kết với nhau. Theo mô tả chính thức của Textile Exchange, các nhóm yêu cầu cốt lõi của GRS bao gồm: đầu vào tái chế, chain of custody, yêu cầu xã hội và môi trường trong quá trình sản xuất, cùng hạn chế hóa chất.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp muốn đạt chuẩn GRS thường phải đáp ứng đồng thời các nội dung sau:

• sản phẩm trong phạm vi chứng nhận phải có tỷ lệ vật liệu tái chế đáp ứng ngưỡng tối thiểu;

• nguyên liệu tái chế phải có căn cứ chứng minh phù hợp;

• doanh nghiệp phải quản lý được luồng nguyên liệu và sản phẩm theo chuỗi truy xuất;

• hoạt động trong phạm vi áp dụng phải đáp ứng yêu cầu về quản lý xã hội, môi trường và hóa chất theo tiêu chuẩn;

• hồ sơ, biểu mẫu và bằng chứng vận hành phải đủ để tổ chức chứng nhận đánh giá.

Yêu cầu 1: Sản phẩm phải có tối thiểu 50% vật liệu tái chế

Đây là một trong những điều kiện nền tảng nhất của GRS. Textile Exchange nêu rõ GRS có mức tối thiểu 50% recycled content trong sản phẩm được chứng nhận. Nếu tỷ lệ này không đạt, doanh nghiệp sẽ không phù hợp với GRS và có thể phải xem xét hướng tiêu chuẩn khác như RCS tùy mục tiêu sử dụng.

Ở góc độ triển khai, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải:

• xác định rõ nguyên liệu tái chế nào được dùng trong sản phẩm;

• phân biệt được phần tái chế và phần không tái chế nếu sản phẩm là hỗn hợp;

• có bằng chứng chứng minh tỷ lệ đầu vào phù hợp với phạm vi đăng ký.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp không nên chỉ dừng ở việc “có dùng nguyên liệu tái chế”, mà cần chuẩn hóa cách ghi nhận và đối chiếu dữ liệu vật liệu ngay từ đầu.

Yêu cầu 2: Nguyên liệu tái chế phải đủ điều kiện theo định nghĩa và hướng dẫn áp dụng

Không phải mọi nguyên liệu được gọi là “tái chế” đều tự động đủ điều kiện để đưa vào GRS. Textile Exchange có tài liệu hướng dẫn riêng về vật liệu tái chế để hỗ trợ việc diễn giải định nghĩa và cách áp dụng cho tổ chức được chứng nhận, tổ chức chứng nhận và bên mua. Tài liệu này cho thấy việc xác định nguyên liệu nào thực sự đủ điều kiện là một phần quan trọng của hệ thống GRS/RCS.

Về thực tế, doanh nghiệp cần:

• xác minh loại nguyên liệu tái chế đang sử dụng;

• kiểm tra hồ sơ từ nhà cung cấp hoặc nguồn nguyên liệu;

• bảo đảm nguyên liệu đầu vào có thể được giải thích và chứng minh theo yêu cầu đánh giá.

Nếu đầu vào không rõ nguồn gốc hoặc không đủ căn cứ phân loại, doanh nghiệp có thể gặp khó ngay từ giai đoạn xác định phạm vi chứng nhận.

Yêu cầu 3: Doanh nghiệp phải kiểm soát được chain of custody

Một yêu cầu rất quan trọng khác của GRS là chain of custody, tức khả năng kiểm soát và truy xuất nguyên liệu tái chế qua các công đoạn trong chuỗi sản xuất và giao dịch. Textile Exchange xác định GRS là tiêu chuẩn bao gồm yêu cầu về chain of custody bên cạnh hàm lượng tái chế và các yêu cầu bổ sung khác.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải chứng minh được:

• nguyên liệu tái chế được tiếp nhận như thế nào;

• lưu kho ra sao;

• đưa vào sản xuất theo cách nào;

• tạo thành thành phẩm nào;

• và đi ra đầu ra như thế nào trong phạm vi chứng nhận.

Về mặt vận hành, doanh nghiệp thường cần có cơ chế:

• nhận diện nguyên liệu và sản phẩm trong phạm vi GRS;

• tránh nhầm lẫn giữa hàng chứng nhận và hàng không chứng nhận;

• theo dõi số lượng, luồng chuyển dịch và bằng chứng liên quan qua từng công đoạn.

Đây là nội dung mà nhiều doanh nghiệp gặp vướng nhất, vì dữ liệu thực tế thường nằm rải rác ở kho, mua hàng, sản xuất và bán hàng.

Yêu cầu 4: Phải có hệ thống hồ sơ và bằng chứng truy xuất rõ ràng

GRS là chứng nhận đánh giá bởi bên thứ ba, nên doanh nghiệp không thể chỉ “nói” rằng mình có kiểm soát; doanh nghiệp phải chứng minh bằng hồ sơ. Từ mô tả tiêu chuẩn và tài liệu hướng dẫn triển khai của Textile Exchange, có thể thấy hồ sơ là một phần cốt lõi để chứng minh recycled input, chain of custody và các yêu cầu vận hành liên quan.

Thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• hồ sơ pháp lý và thông tin phạm vi chứng nhận;

• hồ sơ nguyên liệu đầu vào;

• chứng từ nhập, xuất, tồn và dữ liệu kho;

• hồ sơ sản xuất và đối chiếu đầu vào – đầu ra;

• quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn nội bộ;

• hồ sơ đào tạo và phân công trách nhiệm;

• bằng chứng lưu giữ cho việc đánh giá.

Nếu hồ sơ đầy đủ nhưng thiếu logic, doanh nghiệp vẫn có thể bị đánh giá chưa đạt. Vì vậy, yêu cầu ở đây không chỉ là “có hồ sơ”, mà là hồ sơ phải nhất quán, truy được và phản ánh đúng thực tế.

Yêu cầu 5: Phải đáp ứng các yêu cầu xã hội trong phạm vi áp dụng

Khác với một số tiêu chuẩn chỉ tập trung vào thành phần nguyên liệu, GRS còn bao gồm các yêu cầu xã hội. Textile Exchange nêu rõ GRS có các yêu cầu bổ sung liên quan đến social practices.

Ở góc độ triển khai doanh nghiệp, điều này thường đồng nghĩa với việc tổ chức chứng nhận sẽ xem xét các yếu tố liên quan đến điều kiện làm việc và cơ chế quản lý xã hội trong phạm vi đánh giá. Nội dung chi tiết được thể hiện trong bộ tài liệu tiêu chuẩn và hướng dẫn thực hiện của GRS.

Doanh nghiệp vì vậy nên chuẩn bị:

• chính sách hoặc quy định nội bộ liên quan đến lao động và điều kiện làm việc;

• bằng chứng triển khai thực tế trong phạm vi áp dụng;

• hồ sơ quản lý phù hợp để phục vụ đánh giá.

Yêu cầu 6: Phải đáp ứng các yêu cầu môi trường trong quá trình sản xuất

Bên cạnh yếu tố tái chế, GRS còn bao gồm environmental practices trong quá trình sản xuất. Đây là một điểm phân biệt quan trọng giữa GRS và RCS, vì Textile Exchange nhấn mạnh GRS có thêm các yêu cầu về xã hội, môi trường và hóa chất.

Về mặt thực hành, doanh nghiệp cần lưu ý rằng quá trình sản xuất trong phạm vi chứng nhận không chỉ được nhìn từ góc độ nguyên liệu mà còn từ góc độ quản lý tác động môi trường theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Mức độ chi tiết sẽ phụ thuộc vào hoạt động của từng đơn vị và cách tổ chức chứng nhận đánh giá trong phạm vi được áp dụng.

Điều này thường đòi hỏi doanh nghiệp có:

• quy định hoặc biện pháp kiểm soát phù hợp;

• hồ sơ thể hiện việc quản lý các nội dung môi trường trong phạm vi cần thiết;

• sự nhất quán giữa quy định và thực tế vận hành.

Yêu cầu 7: Hóa chất sử dụng phải tuân thủ các hạn chế của GRS

Một nhóm yêu cầu rất quan trọng khác của GRS là chemical restrictions. Textile Exchange nêu rõ GRS có các yêu cầu liên quan đến hạn chế hóa chất, và tài liệu triển khai GRS cũng có phần riêng về Restricted Chemical Substances in GRS.

Về thực tế, nếu doanh nghiệp có công đoạn sử dụng hóa chất trong phạm vi chứng nhận, doanh nghiệp cần:

• kiểm soát loại hóa chất được sử dụng;

• rà soát mức độ phù hợp với yêu cầu hạn chế của GRS;

• lưu giữ tài liệu liên quan để phục vụ đối chiếu khi đánh giá.

Đây là khu vực cần được chuẩn bị kỹ, đặc biệt với các doanh nghiệp có công đoạn xử lý, nhuộm, hoàn tất hoặc các bước sản xuất có sử dụng hóa chất.

Yêu cầu 8: Doanh nghiệp phải trải qua chứng nhận bởi bên thứ ba

GRS không phải là hình thức tự công bố. Textile Exchange mô tả GRS là tiêu chuẩn cho third-party certification, tức doanh nghiệp phải được đánh giá bởi tổ chức chứng nhận được chấp thuận, theo thủ tục chứng nhận tương ứng.

Điều đó có nghĩa là để đạt chuẩn GRS, doanh nghiệp cần:

• chuẩn bị hệ thống và hồ sơ trước khi đánh giá;

• đăng ký với tổ chức chứng nhận phù hợp;

• tham gia audit;

• xử lý các điểm chưa phù hợp nếu có;

• hoàn tất quy trình theo yêu cầu chứng nhận.

Nói cách khác, đạt GRS không chỉ là đáp ứng điều kiện trên giấy, mà còn phải vượt qua quy trình đánh giá độc lập.

Yêu cầu 9: Phải duy trì tính phù hợp sau khi được chứng nhận

Một điểm doanh nghiệp thường bỏ qua là GRS không chỉ là “đạt một lần rồi xong”. Vì đây là hệ thống chứng nhận có thủ tục đánh giá và quản lý chứng nhận, doanh nghiệp cần duy trì khả năng kiểm soát, hồ sơ và sự phù hợp để đáp ứng các hoạt động giám sát hoặc chứng nhận tiếp theo theo cơ chế của hệ thống chứng nhận. Nội dung này được phản ánh trong tài liệu thủ tục chứng nhận và cấu trúc tiêu chuẩn của Textile Exchange.

Điều này có nghĩa là sau khi được chứng nhận, doanh nghiệp vẫn cần:

• tiếp tục duy trì hồ sơ;

• kiểm soát nguyên liệu và dữ liệu truy xuất;

• bảo đảm hệ thống nội bộ không bị buông lỏng;

• cập nhật theo yêu cầu áp dụng hiện hành của hệ thống chứng nhận.

Những sai lầm thường khiến doanh nghiệp khó đạt GRS

Trong thực tế triển khai, có một số lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp dù có nhu cầu thật nhưng vẫn gặp khó khi đánh giá.

Thứ nhất là chỉ tập trung vào nguyên liệu tái chế mà bỏ qua các yêu cầu đi kèm về chain of custody, xã hội, môi trường và hóa chất. Trong khi đó, Textile Exchange mô tả GRS là tiêu chuẩn bao trùm tất cả các nhóm yêu cầu này chứ không chỉ mỗi recycled input.

Thứ hai là có dữ liệu nhưng không tổ chức được hồ sơ chứng minh. Điều này thường khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian khi audit hoặc phải khắc phục bổ sung sau đánh giá.

Thứ ba là xác định phạm vi chứng nhận chưa đúng ngay từ đầu, dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ sai hướng hoặc thiếu đầu việc quan trọng.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị như thế nào để tăng khả năng đạt chuẩn GRS?

Để tăng khả năng đạt chứng nhận, doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc rà soát hiện trạng thay vì triển khai theo cảm tính. Một lộ trình hợp lý thường bao gồm:

• xác định sản phẩm và phạm vi dự kiến chứng nhận;

• kiểm tra tỷ lệ đầu vào tái chế;

• rà soát tính đủ điều kiện của nguyên liệu;

• xây dựng cơ chế chain of custody;

• chuẩn hóa hồ sơ và bằng chứng truy xuất;

• kiểm tra các yêu cầu liên quan đến xã hội, môi trường và hóa chất trong phạm vi hoạt động;

• chuẩn bị đăng ký và đánh giá bên thứ ba. Những bước này phù hợp với cấu trúc yêu cầu mà Textile Exchange mô tả cho GRS và thủ tục chứng nhận liên quan.

Với doanh nghiệp cần đi nhanh nhưng vẫn đúng hướng, việc có đơn vị tư vấn đồng hành từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể thời gian thử sai. Ở góc độ dịch vụ, G-GLOBAL có thể hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá khoảng cách, chuẩn hóa hồ sơ, thiết kế lộ trình triển khai và đồng hành trong quá trình chuẩn bị chứng nhận GRS.

Kết luận

Để đạt chuẩn GRS, doanh nghiệp cần đáp ứng một hệ thống yêu cầu tương đối toàn diện: tối thiểu 50% vật liệu tái chế trong sản phẩm, nguyên liệu đủ điều kiện, kiểm soát được chain of custody, hồ sơ truy xuất rõ ràng, cùng với các yêu cầu về xã hội, môi trường và hóa chất, sau đó phải vượt qua đánh giá của bên thứ ba theo quy trình chứng nhận.

Vì vậy, GRS không phải là chứng nhận có thể đạt được chỉ bằng một bộ giấy tờ đơn lẻ. Đây là kết quả của việc doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống kiểm soát phù hợp, minh bạch và có bằng chứng đầy đủ.