Xuất khẩu hàng sang châu Âu: Thủ tục, giấy tờ, tiêu chuẩn tuân thủ và checklist triển khai từ A–Z
Xuất khẩu hàng sang Liên minh Châu Âu (EU) hấp dẫn vì thị trường lớn và sức mua tốt, nhưng cũng “khó” ở chỗ: đúng hồ sơ thôi chưa đủ, nhiều nhóm hàng còn phải đáp ứng quy định/tiêu chuẩn bắt buộc (CE, REACH, RoHS…), nhãn mác, truy xuất theo lô và các yêu cầu bền vững đang siết dần.
Bài viết này tổng hợp theo hướng thực chiến: từ cách xác định mã HS, thuế, xuất xứ → bộ chứng từ → nhóm yêu cầu tuân thủ theo ngành hàng → VAT/IOSS cho bán B2C → logistics/Incoterms → checklist giảm rủi ro “bị giữ hàng/đòi bổ sung”.
Tổng quan: Xuất khẩu sang châu Âu cần chuẩn bị những gì?
4 nhóm việc “xương sống” để đi EU
-
Xác định sản phẩm & thị trường đích: bán B2B hay B2C, vào nước nào, kênh nào (nhà phân phối, siêu thị, sàn…).
-
Mã HS – thuế – quy tắc xuất xứ: để tính giá và tận dụng ưu đãi (nếu có).
-
Tuân thủ quy định EU theo nhóm hàng: CE/REACH/RoHS/bao bì… (tùy sản phẩm).
-
Chứng từ – logistics – thanh toán – quản trị rủi ro: để thông quan trơn tru.
Rủi ro phổ biến khi lần đầu xuất EU
-
Sai mã HS → sai thuế, tăng xác suất bị kiểm tra.
-
Thiếu chứng từ xuất xứ/thiếu hồ sơ truy xuất theo lô.
-
Nhãn mác không đúng yêu cầu (ngôn ngữ, cảnh báo, thông tin bắt buộc).
-
Tưởng CE “là chứng chỉ” và gắn bừa → dễ bị trả hàng/thu hồi.
Bước 1: Xác định sản phẩm, mã HS và yêu cầu nhập khẩu của EU
Tra yêu cầu theo mã HS bằng nguồn chính thống
Cổng Access2Markets của EU cho phép tra thuế, thủ tục, yêu cầu, quy tắc xuất xứ theo thị trường và mã HS.
Cách làm thực tế: chốt mô tả sản phẩm chuẩn (vật liệu, công dụng, model, thành phần…) → tra HS → đối chiếu yêu cầu.
Checklist thông tin sản phẩm cần chốt trước
-
Thành phần vật liệu/tỷ lệ (đặc biệt dệt may, nhựa, hóa chất, thực phẩm).
-
Có phải thiết bị điện/điện tử không? (liên quan RoHS).
-
Có hóa chất trong sản phẩm/tiếp xúc da không? (liên quan REACH).
-
Có thuộc nhóm bắt buộc CE không? (đồ chơi, thiết bị điện, máy móc, PPE… tùy loại).
Bước 2: Thuế nhập khẩu, quy tắc xuất xứ và tối ưu ưu đãi
Thuế “đến EU” thường gồm gì?
-
Thuế nhập khẩu theo mã HS (tùy xuất xứ và hiệp định).
-
VAT nhập khẩu (do bên nhập/đại diện tại EU xử lý, tùy mô hình).
Vì sao quy tắc xuất xứ quyết định “được ưu đãi hay không”?
Cùng một mã HS, mức thuế có thể khác nhau nếu bạn chứng minh được xuất xứ theo hiệp định. Vì vậy ngoài CO/tự chứng nhận (tùy trường hợp), bạn cần chuẩn bị:
-
Định mức (BOM), nguồn nguyên liệu
-
Quy trình sản xuất/tiêu chí chuyển đổi mã HS (nếu áp dụng)
-
Hồ sơ mua bán nguyên liệu
Bước 3: Bộ chứng từ xuất khẩu “chuẩn” để thông quan và giao hàng
Bộ chứng từ cơ bản (đa số lô hàng đều có)
-
Hợp đồng/PO
-
Commercial Invoice
-
Packing List
-
Vận đơn: B/L (đường biển) hoặc AWB (đường hàng không)
-
Chứng từ bảo hiểm (nếu mua)
-
Chứng từ xuất xứ (nếu áp dụng ưu đãi)
-
Chứng thư kiểm dịch/kiểm nghiệm/giấy phép chuyên ngành (tùy mặt hàng)
Bộ chứng từ theo ngành (ví dụ nhanh)
-
Thực phẩm: kiểm nghiệm chỉ tiêu theo yêu cầu khách/nhập khẩu, truy xuất theo lô, nhãn thực phẩm.
-
Dệt may: thành phần sợi, nhãn hướng dẫn bảo quản (care label), hồ sơ hóa chất (nếu bị yêu cầu).
-
Điện/điện tử: hồ sơ kỹ thuật, test report, Declaration of Conformity (nếu thuộc CE), bằng chứng tuân thủ RoHS.
Bước 4: Tiêu chuẩn & quy định tuân thủ theo nhóm hàng (phần quan trọng nhất)
Gợi ý đọc nhanh: bạn không cần “tất cả chứng nhận”, bạn cần đúng quy định cho đúng sản phẩm.
CE marking: khi nào bắt buộc?
CE chỉ bắt buộc cho các sản phẩm thuộc quy định hài hòa của EU yêu cầu CE. Nếu sản phẩm không thuộc phạm vi, bạn không được gắn CE.
EU cũng nhấn mạnh vai trò của importer/distributor trong việc đảm bảo chỉ đưa ra thị trường các sản phẩm tuân thủ và (khi cần) có CE.
Checklist CE (khi áp dụng):
-
Xác định chỉ thị/quy định áp dụng cho sản phẩm
-
Đánh giá sự phù hợp (conformity assessment)
-
Lập hồ sơ kỹ thuật + DoC
-
Gắn CE đúng quy cách + lưu hồ sơ để cung cấp khi bị kiểm tra
REACH: khi nào cần quan tâm?
REACH là khung quản lý hóa chất của EU. Với “articles” (hàng hóa), doanh nghiệp thường gặp nghĩa vụ liên quan chất SVHC (Candidate List), bao gồm truyền thông tin trong chuỗi cung ứng khi vượt ngưỡng 0,1% khối lượng/khối lượng (w/w).
Ngoài ra, ECHA có trang tổng hợp nghĩa vụ khi SVHC nằm trong Candidate List.
Checklist REACH cho hàng hóa (articles):
-
Rà soát vật liệu/thành phần có nguy cơ chứa SVHC (nhựa, mực in, coating, phụ gia…)
-
Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp SDS/COC/declared substances (tùy)
-
Chuẩn bị tài liệu trả lời khách hàng/nhà nhập khẩu về SVHC khi được hỏi
RoHS: áp dụng cho thiết bị điện/điện tử
RoHS là quy định EU hạn chế chất nguy hại trong thiết bị điện/điện tử (EEE) để bảo vệ môi trường và sức khỏe.
Nếu bạn xuất EEE/linh kiện, nhà nhập khẩu thường yêu cầu:
-
khai báo vật liệu/hóa chất
-
test report/đánh giá phù hợp
-
hồ sơ kỹ thuật đi kèm
Bao bì & vật liệu đóng gói
EU duy trì giới hạn kim loại nặng trong bao bì (tổng 4 kim loại: chì, cadimi, thủy ngân, crom hóa trị 6) theo hướng kế thừa các quy định bao bì.
Thực tế triển khai: kiểm soát vật liệu bao bì, mực in, lớp phủ; có COA/declared compliance từ nhà cung cấp bao bì.
Bước 5: Các quy định “bền vững” mới có thể ảnh hưởng đơn hàng EU
CBAM: nhóm hàng có thể bị tác động từ 2026
EU nêu CBAM có giai đoạn chuyển tiếp 2023–2025 và bước vào cơ chế chính thức từ 2026.
Nếu bạn thuộc chuỗi cung ứng các nhóm hàng chịu CBAM (ví dụ một số vật liệu cơ bản), hãy chuẩn bị dữ liệu phát thải/nguồn gốc theo yêu cầu của đối tác nhập khẩu.
EUDR (Deforestation-free products): mốc áp dụng mới
Theo thông tin từ Ủy ban Châu Âu, EUDR bắt đầu áp dụng:
-
DN lớn/vừa: 30/12/2026
-
DN nhỏ/vi mô: 30/06/2027
Nếu bạn xuất các nhóm nông sản/hàng hóa liên quan rừng (tùy danh mục), cần chuẩn bị truy xuất vùng trồng/nguồn gốc và hồ sơ đáp ứng yêu cầu “deforestation-free”.
Bước 6: VAT & mô hình bán hàng: B2B truyền thống vs e-commerce
IOSS là gì? Khi nào cần dùng?
EU giới thiệu IOSS (Import One Stop Shop) để đơn giản hóa khai báo và nộp VAT cho distance sales hàng giá trị thấp không quá 150€ nhập vào EU.
Nếu bạn bán B2C (shop/sàn) và ship từng đơn nhỏ, IOSS giúp trải nghiệm người mua tốt hơn (giảm “phí bất ngờ” khi giao).
Bước 7: Logistics, Incoterms và kiểm soát rủi ro giao hàng
Chọn phương thức vận chuyển
-
Air: nhanh, chi phí cao, hợp hàng giá trị/nhạy thời gian
-
Sea: tối ưu chi phí, lead time dài
-
Rail (tùy tuyến): cân bằng chi phí–thời gian cho một số luồng hàng
Incoterms nên cân nhắc
-
FOB/CFR/CIF: phổ biến đường biển
-
DAP/DDP: “giao tận nơi”, nhưng DDP rủi ro cao vì liên quan thuế/VAT/tuân thủ tại EU (thường cần đối tác/đại diện mạnh)
Bảo hiểm & điều khoản khiếu nại
Chốt rõ: điều kiện kiểm đếm, biên bản hư hỏng, thời hạn khiếu nại, chứng cứ (ảnh, seal, report).
Bước 8: Checklist theo ngành hàng để “vào EU dễ hơn”
1) Thực phẩm – đồ uống
-
Truy xuất theo lô (vùng nguyên liệu, ngày SX, kho, vận chuyển)
-
Kiểm nghiệm chỉ tiêu theo yêu cầu khách/nhập khẩu
-
Nhãn: thành phần, cảnh báo dị ứng, hướng dẫn bảo quản (tùy nhóm)
2) Dệt may – da giày – phụ kiện
-
Nhãn thành phần sợi/care label
-
Kiểm soát hóa chất (REACH: SVHC; các yêu cầu riêng của khách hàng)
-
Hồ sơ nhà cung cấp + truy xuất lô nguyên phụ liệu
3) Điện/điện tử – đồ chơi – thiết bị
-
Xác định có thuộc phạm vi CE không (nếu có thì chuẩn bị DoC/hồ sơ kỹ thuật)
-
Tuân thủ RoHS nếu là EEE
-
Test plan/test report theo yêu cầu sản phẩm & khách
4) Bao bì – nhựa – giấy
-
Kiểm soát kim loại nặng trong bao bì, hồ sơ nhà cung cấp
-
Nếu claim “tái chế/tái sử dụng”: chuẩn bị bằng chứng recycled content/truy xuất (tùy khách)
Bước 9: EORI là gì và vì sao đối tác nhập khẩu EU luôn hỏi?
EORI là mã định danh bắt buộc để làm thủ tục hải quan trong EU (xuất/nhập/quá cảnh).
Trong đa số mô hình B2B, nhà nhập khẩu EU sẽ là bên có EORI và đứng tên khai quan. Nếu bạn bán DDP/đứng vai trò khai quan tại EU (hoặc qua đại diện), bạn có thể cần EORI theo trường hợp cụ thể.
Dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu hàng sang châu Âu tại Công ty cổ phần tư vấn quốc tế G-GLOBAL
Nếu bạn muốn “đi EU” theo hướng đúng ngay từ đầu (giảm rủi ro bị giữ hàng/đòi bổ sung/đổi nhãn), G-GLOBAL có thể đồng hành theo lộ trình:
-
Rà soát mã HS – yêu cầu thị trường theo sản phẩm/kênh bán (B2B/B2C) dựa trên Access2Markets
-
Tư vấn tuân thủ theo nhóm hàng: CE (khi thuộc phạm vi) , REACH (SVHC/communication) , RoHS (EEE)
-
Chuẩn hóa hồ sơ lô hàng: invoice/packing list, nhãn mác, truy xuất theo lô, checklist tài liệu kèm shipment
-
Tư vấn yêu cầu bền vững có thể tác động đơn hàng: CBAM từ 2026 , mốc EUDR 30/12/2026 – 30/06/2027
-
Đề xuất lộ trình hệ thống (nếu khách yêu cầu): quản lý chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm… tùy ngành
Nếu bạn cho mình biết nhóm hàng (thực phẩm/dệt may/điện-điện tử/bao bì…) và nước EU mục tiêu + kênh bán (B2B hay B2C), bạn có thể dùng ngay checklist “đúng theo sản phẩm” để chuẩn bị hồ sơ nhanh và hạn chế rủi ro tuân thủ.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
1) Xuất khẩu hàng sang châu Âu cần giấy tờ gì?
Tối thiểu: Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB, hợp đồng/PO; tùy mặt hàng có thể thêm CO, kiểm nghiệm/kiểm dịch, hồ sơ tuân thủ (CE/DoC, RoHS, REACH…).
2) Khi nào sản phẩm bắt buộc phải có CE?
Chỉ khi sản phẩm thuộc quy định hài hòa của EU yêu cầu CE; nếu không thuộc, không được gắn CE.
3) REACH ảnh hưởng đến hàng hóa như thế nào?
Nếu hàng hóa chứa SVHC trong Candidate List vượt ngưỡng, có nghĩa vụ truyền thông tin trong chuỗi cung ứng theo hướng dẫn ECHA.
4) RoHS áp dụng cho loại hàng nào?
Áp dụng cho thiết bị điện/điện tử (EEE), hạn chế chất nguy hại.
5) IOSS dùng khi nào?
Khi bán B2C “distance sales” hàng giá trị thấp không quá 150€ nhập vào EU để đơn giản hóa VAT.
